Ketterä kehitys on iskusana, jonka nimeen vannotaan useimmissa ohjelmisto- ja laitekehitysprojekteissa. Usein ketteryys liitetään pieniin, aloittaviin yrityksiin, mutta myös suuri kehitysorganisaatio voi olla ketterä.

Ketterän tuotekehityksen konsulttipalveluja tuottava Agile42 on laatinut ohjeet, joiden avulla myös eri toimipisteisiin hajautettu tuotekehitys voi olla ketterää.

1) Yhteistyö toimii, kun kommunikointi on helppoa. Tiimien omat, sisäiset keskustelualustat takaavat sen, että asiat saadaan pikaisesti hoidettua sijainnista riippumatta. Varmista siis, että tiimillä on kattavat ja toimivat kommunikointipalvelut käsien ulottuvilla. Hyödynnä viestintäteknologiaa monipuolisesti pikaviestittelystä videoihin, ja anna tiimin valita työkalunsa tarpeen mukaan.

2) Jokaisella dokumentilla tai lähdekooditiedostolla on oma paikkansa intranetissä tai pilvessä — eikä se ole sähköpostin liitteenä. Materiaalien työstäminen yhdessä, vaikkakin eri sijainneista käsin, Google Docsin, Etherpadin tai muiden vastaavien välineiden avulla, auttaa sekä versionhallinnan ongelmiin että varmistamaan että kaikki tietävät missä mennään.

3) Tiimin on aina voitava luottaa työstettävän tuotteen tai ratkaisun nykyversioon, sekä siihen että se toimii ja on mahdollisimman virheetön. Jos näin ei ole, kommunikoinnin tarve moninkertaistuu kertaheitolla. Varmista, että tarvittavat automaattiset testit ajetaan usein ja säännöllisesti ja että tulokset näkyvät heti kaikille.

4) Selätä läheisyysharha! Kun tiimi istuu eri puolilla maailmaa, on selvää, että pitää kommunikoida ja jakaa tietoa aktiivisesti. Toisinaan tiedonjako toimii jopa paremmin kuin vierekkäin istuttaessa, kun kukaan ei kuvittele, että toinen saattoi kuulla tai muistaa sivulauseessa kahvipöydässä mainitun asian. Varmista, että tiimiläiset voivat turvallisesti nostaa myös hankalia aiheita keskusteluun.

5) Eri paikkoihin hajautunut tiimi joutuu luottamaan tavallista enemmän työkaluihin ja prosesseihin, sillä äkillisiä tulipaloja on hankalampi sammuttaa yhdessä. Yhdessä tilassa sijaitseva tiimi pysyy toimintakykyisenä, vaikka työkalut tökkisivät ja prosessitkin pettäisivät. Hajautettu tiimi sen sijaan lamaantuu tai lähtee harhailemaan olettamusten ja muistikuvien perusteella. Varmista siis, että prosessit ovat yksinkertaisia, käyttökelpoisia, reaalimaailmaa vastaavia ja tiimin omistuksessa. Anna tiimille työkalubudjetti ja selkeät rahankäyttösäännöt.

6) Myös virtuaalityöskentelyssä täytyy olla yhteiset pelisäännöt. Aivan kuten tiimityössä muutenkin, yhdessä sovitut käytännöt ovat tärkeitä. Jos toinen ei halua joutua häirityksi pikaviestiohjelman välityksellä jatkuvasti, on sovittava siitä, millaisella signaalilla muut tietävät olla häiritsemättä. Dokumentoi pelisäännöt intranetiin, ja tarvittaessa kerratkaa ne napakasti.

7) Varmista, että etäkokoukset etenevät jouhevasti. Yksinkertainen nyrkkisääntö on avata yhteys jo 5–10 minuuttia ennen kokouksen alkua, jottei kokouksen aloitus myöhästy. Myös kokouksen etenemiseen pitää varata enemmän aivosoluja – “lainaa” ulkopuolinen puheenjohtaja tai fasilitaattori, jolla ei ole omaa intressiä asiakeskustelussa. Vastuuta koko tiimiä viemään tulokset oikeisiin paikkoihin kokouksen jälkeen.

8) Huolehdi siitä, että kaikkia kohdellaan yhdenvertaisesti. Jos yksi tiimijäsen jatkuvasti laiminlyö kokouksia esimerkiksi ongelmallisen kellonajan takia, eikä sopivia etäkokousaikoja löydy, tähän pitää löytää tasapuolinen ratkaisu.

9) Lennätä tiimi yhteen paikkaan muutaman kerran vuodessa työskentelemään yhdessä vähintään viikon verran. Tämä vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja tekee myös hajautetusta työskentelystä helpompaa.

10) Yksi ketteryyden perusedellytyksistä on tiimien itseohjautuminen. Tiimin pitää saada toimia itseohjautuvasti myös silloin, kun sen jäsenet toimivat eri paikoissa. Jos tiimin aika menee keskijohdolle raportointiin, tai kamppailuun hankalien työnohjausjärjestelmien kanssa, ei aikaa jää itse projektien edistämiselle. Tiimit, jotka ovat itseohjautuvia, ovat myös kaikkein tehokkaimpia ja motivoituneimpia.