Koronaviruspandemia pakotti yritykset siirtymään digiaikaan työntekijöiden siirtyessä etätöihin. Mutta mitä toimistotyössä tapahtuu seuraavaksi? Todennäköisesti yksinkertaiset tehtävät katoavat. Toimistoon tulevat robotit ja tekoäly, sanoo Speech Processing Solutionsin myyntijohtaja Thomas Opolski.

Maailmalla on kirjoitettu valtavasti pandemian kertarysäyksellä muuttamasta työelämästä: ruokapöydistä ja vierashuoneista, joista tuli kotikonttoreita, etäpalavereihin osallistumisesta verkkarit jalassa sekä koululaisten etäopetuksesta.

Nyt monilla työpaikoilla ollaan onneksi palaamassa lähityöhön, ja etätöiden opettamat asiat ovat tuoreina mielessä. Yritykset ottavat käyttöön joustavia työ- ja toimistoratkaisuja, jotka mahdollistavat kotoa käsin työskentelyn aiempaa laajemmin, minkä seurauksena usein tuottavuus on korkeampi, omia töitä voidaan hallita paremmin ja työmatkoihin käytetään vähemmän aikaa, jolloin aikaa voidaan viettää perheen kanssa enemmän.

Mutta hybridityö on vasta alkua. Sitä seuraa sarja uudistuksia, niin suuria kuin pieniäkin, jotka mullistavat työpaikat.

Robotit tulevat

Vuosien varrella robotit ovat vieneet useita – yksitoikkoisia ja tylsiä – työtehtäviä. Esimerkiksi tuotantoteollisuudessa robotit toistavat samoja monotonisia tehtäviä kymmeniätuhansia kertoja päivässä väsymättä tai kyselemättä haastavampien töiden perään.

Aluksi muutos vähensi tuotannon työntekijöiden määrää, mutta se myös paransi tuottavuutta ja lisäsi henkilöstön koulutusastetta – sillä tuotantorobotit eivät osaa ajatella itse vaan ne suorittavat tehtäviä ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella. Nyt sama on tapahtumassa ohjelmistopuolella. Ohjelmistorobotiikan (RPA, Robotic Process Automation) sovelluksia voisi kutsua toimistoroboteiksi. Ne ovat ohjelmistoja, jotka suorittavat automaattisesti ennalta ohjelmoituja toimintoja. Niitä voidaan käyttää monenlaisissa olosuhteissa hoitamaan tehtäviä, jotka täytyi ennen tehdä manuaalisesti.

Ohjelmistorobotti voisi esimerkiksi automaattisesti etsiä ja kartoittaa poistettavaa dataa GDPR-vaatimusten mukaisesti. Tai robotti voisi vaikkapa validoida työntekijöiden kulut ja työtunnit automaattisesti, ennen kuin ne toimitetaan taloushallinnolle. 

Tarkoitus ei ole karsia henkilöstöä – vaan vapauttaa aikaa muulle työlle. Koulutetun kirjanpitäjän ei tarvitsisi käyttää aikaansa tehtäviin, joissa vain verrataan kahta lukua toisiinsa. Kun työntekijät voivat keskittyä tehtäviin, joihin vaaditaan heidän osaamistaan eikä vain heidän aikaansa, he ovat tuottavampia ja tyytyväisempiä.

Tekoäly tulee

Ohjelmistorobotiikka saattaa kuulostaa tieteisfiktiolta, mutta kyse on vain tyhmästä – joskin tehokkaasta – koodista, joka ei osaa tehdä mitään ilman ohjeita. Todellinen fiktio alkaa siitä, kun tekoäly alkaa vallata työpaikkoja yhä laajemmin. Valtavan monet yritykset mainitsevat tekoälyn jo nyt markkinoidessaan tuotteitaan, mutta olemme nähneet vasta pienen osan siitä, mihin tekoäly todella pystyy.

Tulevaisuudessa tekoäly auttaa yhä laajemmin muun muassa suodattamaan data- ja tietovirtoja, joiden määrä vain kasvaa, ja priorisoimaan tehtäviä, joita ihmiset toteuttavat.

Lisäksi tekoälyn avulla voidaan jatkossa tunnistaa yhä useammin poikkeamia esimerkiksi asiakirjoissa, suurissa datamäärissä tai järjestelmissä. Myös tämä vapauttaa työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin.

Uusia tiedonsyöttötapoja

Tekstejä on totuttu tuottamaan näppäimistöllä tietokoneen ääressä, mutta tärkeiden asiakirjojen laatimiseen ja tallentamiseen tärväytyy valtavasti aikaa. Yksi mahdollinen työkalu on ääni, jolla on alettu viime vuosina ohjata digitaalisia avustajia, kuten Google Now’ta ja Applen Siriä. Yhä useampien tehtävien ajatellaan tulevaisuudessa hoituvan sanelun ja puheentunnistuksen voimin.

Tämänkaltaisten ratkaisujen avulla esimerkiksi lääkärit tai sihteerit voivat säästää useita tunteja työaikaa – ja ne tuovat myös kustannussäästöjä yrityksille, joiden ei tarvitse lähettää äänitiedostoja litteroitaviksi.

Markkinoilla olevat ohjelmistot tarjoavat entistä tehokkaampaa puheentunnistusta, ja ne ymmärtävät puhetta paremmin. Koneen tunnistamaa tekstiä täytyy korjailla paljon vähemmän kuin ennen, minkä myötä tulevaisuudessa yhä useampia sähköposteja, tekstiviestejä ja jopa tietokantatiedostoja ja vastaavia tuotetaan puheentunnistuksen avulla.

Kun puheentunnistus yhdistetään automaatioratkaisuun, yritykset voivat saavuttaa huomattavia säästöjä dokumentointikuluissa sekä vapauttaa käsiä yritystoiminnan kehittämiseen sekä uusien liiketoimintamahdollisuuksien luomiseen.

Ja robottien hoitaessa yksitoikkoiset tehtävät myös työntekijöiden tyytyväisyys kohenee.

Kirjoittaja Thomas Opolski toimii Speech Processing Solutionsin myyntijohtajana.